Podstawowym aktem prawnym regulującym sposoby przyjmowania i załatwiania spraw przez Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo „Tęcza” w Szczecinie jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2016 poz. 23).

Sposób przyjmowania i załatwiania spraw reguluje Instrukcja Kancelaryjna Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo „Tęcza” w Szczecinie przyjęty przez Zarząd Stowarzyszenia dnia 16.12.2015 Uchwalą Nr 3/12/2015

Sprawy wpływające do Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo „Tęcza” w Szczecinie po uprzedniej dekretacji przez Prezesa/Dyrektora Naczelnego kierowane są do pracownika odpowiedzialnego za merytoryczne załatwienie sprawy.

Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza w Szczecinie dokonuje rozpoznania spraw wpływających także za pośrednictwem poczty elektronicznej a oraz udziela informacji telefonicznie.

Informacja o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania:

Pracownicy po zarejestrowaniu sprawy w wykazie spraw załatwiają je według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Przez wzgląd na stopień złożoności sprawy, konieczność wszechstronnej analizy i przeprowadzenie uzgodnień z innymi podmiotami rozpoznanie sprawy może potrwać dłużej. Jednakże termin załatwienia sprawy nie może przekroczyć terminu wskazanego za właściwy w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2016 poz. 23).

Informacja o stanie spraw indywidualnych udzielana jest przez pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę w drodze kontaktu bezpośredniego, w formie elektronicznej (e-mail) lub na zapytanie telefoniczne.  

Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych:

Wykaz akt:

1. Uchwały Zarządu
2. Zarządzenia Prezesa\Dyrektora Naczelnego
3. Regulaminy
4. Upoważnienia i pełnomocnictwa
5. Rejestr skarg i wniosków
6. Ochrona Danych Osobowych
7. Zamówienia publiczne, przetargi, zapytania ofertowe
8. Nawiązki
9. Realizowane projekty, kontrakty
10. Dokumentacja Członków
11. Dokumentacja Terapeutyczna
12. Dokumentacja Niepublicznego Specjalnego Przedszkola „Tęcza”
13. Dokumentacja Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej
14. Dokumentacja Placówki Leczniczej
15. Dokumentacja księgowo – finansowe
16. Dokumentacja kadrowo – płacowe
17. Dokumentacja sanitarno – epidemiologiczna 
18.  Dokumentacja obiektu
19. Kontrole
20. Korespondencja z podmiotami
21. Oferty Współpracy
22. Różne
23. Dokumentacja Członków ŚDS